Innovare o migliorare la produttività, i processi e i modelli di business è una sfida alla quale non possiamo sottrarci. Programmazione e controllo sono due componenti fondamentali per un percorso di miglioramento continuo orientato all’innovazione. Il budget aziendale rientra in quegli strumenti grazie ai quali è possibile ottenere una programmazione e un controllo gestionale sempre più strutturati, in grado di unire le attività a breve termine con la strategia d’azione a lungo termine. Costruire un budget significa avere sempre con sé una bussola che segna la rotta.
Punti chiave
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- Cosa si intende per budget aziendale?
- Quali sono le funzioni del budget aziendale?
- Quali sono i tipi di budget?
- Come si prepara un budget aziendale?
- Perché simulare il budget e con quali metodologie?
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COSA SI INTENDE PER BUDGET AZIENDALE?
Il budget aziendale è un documento previsionale delle spese e delle vendite in un dato periodo d’esercizio (di solito un anno) per il conseguimento di determinati risultati. Può riferirsi all’impresa nella sua globalità, a settori specifici o a singole attività e la sua predisposizione avviene, solitamente, in anticipo rispetto all’inizio delle azioni programmate.
È costituito da tre componenti di costo:
Budget operativo o economico
Riguarda la pianificazione e gestione dei costi (le spese dell’azienda) e dei ricavi (le vendite o i corrispettivi) nell’arco temporale considerato.
Budget degli investimenti
Si riferisce agli investimenti, materiali (un macchinario, un immobile o un terreno) o immateriali (un software, un marchio o un’applicazione) che si vogliono effettuare, ovvero all’insieme dei costi capitalizzati nello stato patrimoniale del bilancio e capaci di incrementare il valore patrimoniale dell’azienda.
Budget finanziario
Indica l’insieme delle fonti (da dove provengono) e degli impieghi (come vengono utilizzate) delle risorse finanziarie.
QUALI SONO LE FUNZIONI DEL BUDGET AZIENDALE?
Il budget aziendale è uno dei principali strumenti di controllo dell’impresa, attraverso il quale vengono definiti gli obiettivi, l’impiego e l’allocazione delle risorse.
È un programma d’azione razionale e flessibile: consente di stimare preventivamente le entrate e le spese in un determinato periodo di tempo e di valutare in itinere eventuali scostamenti rispetto al piano originario, deve essere, quindi, modificato e adattato ad eventuali esigenze sorte successivamente alla sua definizione.
La determinazione del preventivo di spesa è un’attività complessa il cui obiettivo è ottenere un documento previsionale coerente e adeguato a perseguire i risultati attesi e compatibile con le risorse finanziarie disponibili. Per la sua stesura è necessario tenere in considerazione la strategia che l’azienda decide di seguire e gli obiettivi che vuole raggiungere. Per tale motivo, nella stesura del budget è previsto l’interscambio comunicativo fra le diverse aree aziendali che mettono a confronto il proprio fabbisogno e le performance.
Le funzioni del budget aziendale vanno, quindi, oltre quelle di previsione, si tratta di una vera e propria bussola per l’azienda: definisce un percorso da seguire, controlla che non ci siano deviazioni al percorso definito e coordina le attività al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Grazie alla pianificazione del budget aziendale è possibile intervenire in maniera efficace ed efficiente su eventuali imprevisti e attraverso il suo controllo è possibile confrontare i dati preventivi con quelli a consuntivo (finali).
QUALI SONO I TIPI DI BUDGET?
Esistono tre diversi tipi di budget:
Budget fisso o statico
La previsione è relativa a un unico volume di produzione e vendita e rimane costante indipendentemente dai livelli di attività.
Budget flessibile
In questo caso la previsione si basa sui valori riferiti a più ipotesi di volume di produzione e di vendita, varia, quindi, in base al livello di attività.
Budget scorrevole o rolling budget
Si tratta di un budget modulare, riferito a periodi mensili o trimestrali
Non esiste una tipologia migliore dell’altra, dipende tutto dal tipo di attività e da come si intende gestirla. Di solito i budget fissi sono utili dove le spese sono, quasi totalmente, preventivabili ed è difficile che intervengano variabili tali da alterare in maniera significativa i costi dell’attività (ad esempio un’agenzia immobiliare), mentre per imprese soggette a dinamiche tali da variare repentinamente e in maniera significativa i costi dell’attività (ad esempio un supermercato), può rivelarsi più utile redigere un budget flessibile o un rolling budget.
In ogni caso è imprescindibile avere un budget, di qualunque tipo esso sia, per avere il controllo della propria attività.
COME SI PREPARA UN BUDGET AZIENDALE?
Il budgeting (termine che indica tutte le attività interne all’azienda per la pianificazione strategica di costi, investimenti e spese) è un’azione fondamentale per l’organizzazione, indipendentemente dalla dimensione, dalla struttura e dal settore di competenza.
La preparazione del budget è un processo organizzativo strutturato che coinvolge in modo attivo i principali responsabili dell’azienda e prevede sette fasi:
- definizione di linee guida e obiettivi per la predisposizione di un budget previsionale;
- preparazione del budget riservato alle vendite;
- preparazione dei budget relativi agli altri livelli organizzativi;
- negoziazione delle risorse;
- coordinamento delle componenti di budget;
- approvazione e messa in esercizio;
- revisione.
Nel predisporre un budget è importante avere chiari in mente gli obiettivi che si vogliono raggiungere e le strategie da adoperare, dopodiché è necessario anche solo un foglio di calcolo Excel per costruire la bussola che ci permette di segnare la rotta della nostra attività e tenere sotto controllo il suo andamento.
PERCHE’ SIMULARE IL BUDGET E CON QUALI METODOLOGIE?
La redazione del budget aziendale rende necessario formulare delle vere e proprie previsioni che devono essere quanto più accurate possibile.
Disporre di simulazioni di tipo economico, finanziario e patrimoniale calcolate secondo precisi algoritmi consente infatti di elaborare un numero illimitato di scenari alternativi, permettendo così di prefigurare l’impatto delle diverse scelte effettuate.
Molteplici sono le modalità attraverso le quali elaborare un budget aziendale ed effettuare eventuali revisioni infrannuali; attraverso le simulazioni si possono generare diverse versioni di budget e prendere, quindi, in considerazione più tipologie d’azione da intraprendere.
In particolar modo possiamo generare un vero e proprio budget previsionale attraverso:
Simulazioni What If
Cosa succede se …
le vendite calassero del 3 %?
Grazie alla simulazione what if possiamo rispondere a questa e altre domande del genere. Possiamo effettuare simulazioni di tipo economico delle principali variabili (ricavi, costi, profitti) valutando in anticipo gli effetti di possibili decisioni alternative (scelte di business, investimenti, ecc.), confrontando visivamente i risultati, con la certezza di poter disporre di proiezioni affidabili perché calcolate secondo algoritmi rigorosi e sperimentati.
L’elemento distintivo di questa modalità è l’integrazione delle serie storiche aziendali al massimo dettaglio. Questo consente di effettuare simulazioni su quantità, prezzi, costi, provvigioni e sconti valutandone in tempo reale l’impatto sul conto economico previsionale e, di conseguenza, compiere scelte più rapidamente.
Forecast
Previsione
Forecast significa letteralmente “previsione” e permette di visualizzare istantaneamente il conto economico riassuntivo a seguito delle simulazioni effettuate ed elaborare automaticamente la proiezione dei risultati aziendali a fine anno. Consente, inoltre, di elaborare più scenari alternativi e revisioni di budget aziendale infrannuali, consolidando ed integrando i dati consuntivi alle previsioni aggiornate.
Analisi scostamenti
Confronto risultati/obiettivi
Grazie a un attento confronto tra risultati ottenuti e obiettivi prefissati, possiamo avere budget elaborati in forma analitica e mensilizzata e consentire, così, la tempestiva analisi delle cause degli scostamenti che vengono esaminati non soltanto a livello di valore (ricavi, costi, margini), ma anche di quantità e di prezzo unitario. Ciò consente di identificare, in modo immediato e mirato, le aree della gestione che richiedono interventi correttivi prioritari per migliorare l’efficienza, la produttività e, quindi, i risultati aziendali.
Reporting
Rilevazione dei dati
Grazie al reporting possiamo disporre di pratici quadri riassuntivi di controllo dell’andamento di gestione, possiamo cioè analizzare dettagliatamente i fattori critici e quelli di successo, esportando in file excel tutti i dati del budget simulato.
Un’impresa, attività o un’azienda fa fronte ogni mese, per non dire giorno, ad esigenze diverse, per questo è fondamentale stilare il proprio budget aziendale, in modo da sapere quali sono gli spazi di movimento economico entro cui potersi muovere, senza sforare o sottostimare nessuna attività.
Avere una visione chiara del proprio business è fondamentale e per averla è necessario misurare, confrontare e adeguare risultati e previsioni di vendita.
Quale soluzione hai trovato per il tuo budget aziendale?
Pensi sia un’attività complicata?
Scrivici la tua esperienza.
